مطلب ارسالی

این مطلب ارسالی آقای محمد رضا اردستانی رستمی است . با تشکر از مطلب خوب ایشان نظر شما را به این مطلب جلب می کنم .

کاربرد رایانه در حسابداری

مادر رایانه را ماشین حساب دانسته اند . درواقع رایانه را میتوان ماشین حسابی بزرگ دانست که قادر به انجام کارهای زیادی است . ماشین حساب یکی از مهمترین ابزارهای یک حسابدار است و این فرزند خلف ماشین حساب این کار را بعد از او به نحو احسن بر عهده گرفته است و نه تنها برای انجام محسبات 4 عمل اصلی بلکه برای بسیاری از کارهای پیچیده حسابداری کارایی دارد .
امروزه اکثر ادارات دولتی و خصوصی برای کارهای حسابداری خود از سیستم های رایانه ایی و نرم افزارهایی پیچیده و مخصوص به موسسه خود بهره می گیرند . میتوان به این نکته اشاره کرد که سیستم های رایانه ی که به صورت عام در اختیار همه اعم از کاربران و علاقمند باشد کم است و از آن تعدادی همخ که تهیه شده به صورتی بسیار کلی طراحی گشته است .
دو دلیل برای کمبود این نرم افزارها ذکر می کنم . اول این که موسسات تجاری یا اینقدر کوچکند که نیازی به استفاده از رایانه در کارهای خود نمی بینند و یا انقدر بزرگ و دارای حجم گردش ملی بسیار که دست به تهیه سیستم رایانه مخصوص به خود می زنند . دومین دلیل این است که هنوز فرهنک ستفاده از رایانه وارد تجارت ایران نشده است .
درمورد طراحی نرم افزارهای حسابداری حتی می توان به موسسات خصوصی آموزش حسابداری مراجعه کرد که در امر آموزش از برنامه های رایانه ایی بهرمنند و سیستم مخصوص به خود را برای آموزش به هنر آموزان مشغول به تحصیل در آموزشگاه خویش دارند . با این تفاسیر پر واضح است که نرم افزارهای حسابداری موسسات بزرگ تجاری اختصصای بوده و دسترسی به آنها غیر ممکن است .
اما می توان تحلیل و بررسی را برروی این معدود نرم افزارهایی که وارد بازار شده اند ادامه داد . این نرم افزارها را میتوان نرم افزارهایحسابداری موسسات نیمه کوچک و یا کوچکی دانست که در آن ها فرهنک استفاده از رایانه وجود دارد و به کار تجاری علمی اهمیت می دهند و سعی می کنند که در راه تجارت از جهان اقتصاد عقب نباشند .
از انواع این نرم افزار میتوان به نرم افزارهایی چون رافع 4 . رافع 5 . حسابرس. برلیان .فارسیکام . حاسب ملی .نوین .حسابگر وغیره اشاره کرد در ابتدای این مجمل به بررسی سیستم رایانه ایی یکی از موسسات آموزش حسابداری و یا به عبارت دیگر کلاس آموزش کاربرد رایانه در حسابداری می پردازیم سپس به نگاهی متفاوت در مورد رافع 5 می پردازیم .
به علت این که این موسسه یک واحد اقتصادی است و کار آن به طور آزاد عرضه نمیگردد از ذکر نام نرم افزار و واحد تجاری چشم پوشی شده است .

برای کار با این نرم افزار ابتدا باید سیستم رایانه خود را تحت سیستم عاملDOS راه اندازی نمود سپس از سخت افزار D ( درایو D ) فایل حساب را باز کرد با دستور CD HESAB سپس از درون این فایل باید فایل حساب را اجرا کرد با دستور HESAB بلا فاصله پس از اجرای این فایل صفحه آبی رنگ سیستم رایانه نمایشداده میشود و از شما درخواست نام کاربر و رمز عبور میکند به علت این که این نرم افزار تنها آموزش است و کاربرد دیگری نداردبه صورت پیش فرض کاربر و رمزی برای ان در نظر نگرفته شده است و با فشردن کلید (ESC ) صفحه اصلی کار با این نرم افزار باز میشود .
در قسمت بالای این صفحه نام موسسه شاهد درج شده است و در این سیستم غیر قابل تغییر است این را می توان یکی از معایب بزرگ این سیستم بر شمرد در نوار منوی این نرم افزار که در زیر نام موسسه قرار دارد چندین سر فصل تعبیه شده است شامل حسابداری.چک و بانک. سفارشات .پشیتیبانی.گزارشات و خروج .
در بخش حسابداری نگراش سند.ثبت سند .دفتر کل .دفتر معین .صورت حساب سود و زیان و صورت حساب تراز نامه مشاهده می شود در منوی چک و بانک معرفی بانک.دریافت چک .صدور چک و چک های سررسید شده وجود دارد.در قسمت سفارشات امکان تعریف کالا یا خدمات و دریافت سفارش و یا نگهداری آمار سفارش و تحویل کالا وجود دارد . در بخش پشتیبانی تعریف حساب های دفتر کل .تعریف حساب های دفتر معین . بستن حساب های موقت .بستن حیاب های دائم و کابران وجود دارد . در گزارشات می توان اعمال انجام شده در سیستم توسط کاربران.گزارش چک .گزارشات دخل و خرج .گزارشات سفارش کالا و تحویل کالا و گردش مالی موسسه را مشاهده کرد. دکمه خروج هم کابر را از برنامه خارج خواهد کرد.
برای کار با این سیستم ابتدا باید حساب ها را در دفاتر کل و معین تعریف کرد.همان طور که گفته شد برای این کار از منوی پشتیبانی گزینه تعریف حساب های دفتر کل را انتخاب می کنیم با انتخاب این دکمه صفحه ای در پیش روی شما قرار خواهد گرفت که در آن شماره حساب.عنوان حساب.طرف حساب و دائم یا موقت بودن حساب از شما سوال می شود.
در محل شماره حساب بطور اتوماتیک و پیش فرض شماره یک برای اولین حساب در نظر گرفته شده است و غیر قابل تغییر است که البته شماره های حساب های بعدی دو .سه وغیره خواهد بود . در قسمت عنوان حساب باید نام حساب از طریق صفحه کلید تایپ شود اما در بخش های طرف حساب و دائم و موقت بودن حساب کاراکتر هایی قرار گرفته که برای طرف حساب بدهکار و بستانکار است و برای دائم و موقت بودن حساب دائم و حساب موقت وجود دارد که با کلید SPASE BAR تغییر می کند .
مشکل دیگری در همین جا به آن بر می خوریم این است که این نرم افزار امکان ایجاد حسابی دو طرفه را به ما نمی دهد .برخی از حساب ها در حسابداری دوبل هم بدهکار هستند هم بستانکار.درواقع حسابی مثل خلاصه سود زیان پس از انجام محاسباتی که بعد از انجام رویداد های مالی در طی یک دوره مالی صورت گرفته ماهیت خویش را آشکار می سازد و بطور قطعی نمی توان آن را ماهیتا بدهکار یا بستانکار نامید.
پس از تعریف حساب های دفتر کل در صورت نیاز می توان برپایه حسابهای دفتر کل حساب های معین تعریف کرد .در حال حاضر می توان گفت برنامه برای کار آماده است . از بخش حسابداری زبانه نگارش سند را فعال می کنیم صفحه ای باز خواهد شد که به ما امکان نگارش سند حسابداری را می دهد .
در این صفحه شماره سند .تاریخ سند .عنوان و مبلغ حساب های بدهکار و بستانکار مشاهده می شود شماره سند مانند شماره حساب های دفتر کل اتوماتیک و به صورت پیش فرض یک است .تاریخ نیز به صورت اتو ماتیک از روی تاریخ سیستم نوشته می شود ولی از داخل سند هم قابل تغییر است . در قسمت درج عنوان حیاب امکان تایپ وجود ندارد بلکه با فشردن کلید ENTER صفحه ایی باز خواهد شد که ابتدا از شما بدهکار و بستانکار حساب و بعد از آن صفحه یی باز خواهد شد که امکان انتخاب حساب را به شما می دهد در صورت تعریف حساب معین برای أن حساب صفحه دیگری باز خواهد شد که حساب معین را نیز از شما سوال میکند. پس از انتخاب حساب در سطر بعد امکان شرح وجود دارد چه برای بدهکار و چه برای بستانکار بعد از این کار شماباید مبلغ مورد نظر را وارد کنید .
از آنجا که اکثر حسابداران برای طرف حساب شرحی نمی نویسند و در واقع شرح نویسی مربوط به کل آرتیکل (ثبت ) است تعبیه شرح برای طرف بدهکار در این برنامه یکی دیگر از معایب آن است .در نوشتن ارقام نیز باید دقت کافی و حتی بیشتر مبذول شود چون رقم جدا کننده که معمولا همه از آن استفاده می کنند تنها پس از نوشتن عدد بین ارقام ظاهر میشود و به همین علت معمولا در تایپ عدد صفر به تعداد زیاد اشتباه زیاد است و این از معایب دیگر این برنامه است .
کلید F2 در اینجا برای نگهداری موقت اسناد است . بدین معنی که ابتدا اسناد به طور موقت ذخیره شده ولی در دفاتر چیزی مشاهده نمی شود و بعد اتمام اسناد روز با انتخاب گزینه ثبت اسناد از منوی حسابداری اسناد وارد دفاتر میشود در این هنگام یعنی بعد سبت اسناد میتوان حساب های دفاتر کل و معین همراه با مانده های آنها را می توان دید .
در هنگام ثبت اسناد علاوه بر کلید F2 که ذکر شد کلید های دیگری مورد استفاده قرار میگیرد نظیر کلید F4 که برای اصلاح اسناد البته قبل از ورود به دفاتر مورد استفاد قرار میگیرد . در واقع با فشرد کلید F4 کادر ی باز خواهد شد که در آن شماره سندی که می خواهید اصلاح شود پرسیده می شود با نوشتن شماره سند مورد نظر آن سند باز می شود و شماره میتواند در آن تغییر ایجاد کنید و دوباره باید کلید F2 را بزنید .
عیب دیگر این سیستم آن است که فرمان بعدی یا پیشین موبوط به اسناد وجود ندارد . درواقع برای بررسی تمامی اسناد باید از همان کلید F4 و تایپ شماره سند استفاده کرد و بدین ترتیب چک کردن اسناد کاری دشوار است و با اشتباهات متعددی که ممکن است مخصوصا در ثبت و نوشتن اعداد رخ دهد کارایی سیستم را پایین می آورد.
نکته ی که از جمله اخطارهایی است که در این برنامه وجود دارد این است که در صورت وجود اختلاف در ارقام آرتیکل به کاربر اخطار داده شده و از ثبت آن جلو گیری میشود. برای بستن حساب ها در پایان دوره مالی در قسمت پشتیبانی محلی برای این امر در نظر گرفته شده است .
با یک دید کلی می توان متوجه شده بهره نبردن از دفتر روزنامه یکی دیگر از معایب آن است . البته باید توجه داشت مشاهده صورتحسابهای سود و زیان و ترازنامه فقط منوط به ثبت اسناد است و نیازی به بستن حسابهای موقت برای دیدن این صورتحساب ها نیست با علم به این که تهیه تراز نامه به روش دستی فقط پس از بستن حساب های موقت دردفتر کل قابل دسترسی است .
در بخش سفارشات با باز شدن این منو امکان اعلام خرید کالا مقدار موجود کالا در انبار سفارشات کالا برای خریدارن تعیین زمان تحویل کالا و تحویل کالا وجود دارد که البته علاوه بر تعریف کالا می توان خدمات را نیزتعریف کرد .
در قسمت چک و بانک با تعریف بانک ها و حساب های بانکی موسسه در آنها امکان صدور و دریافت چک وجود دارد همینطور میتوان از این قسمت سررسد چک های دریافتنی و چک های پرداختنی را مشاهد کرد برای این کار از دو راه می توان وارد شده یکی از محل گزارشات و دیگری از همین محل که از کاربر سوال می شود و محدوده زمانی برای جستجو تعیین میگردد که با این کار چک های مورد نظر با نام و مبلغ و سررسید و بانک مورد به نمایش در می آید . در ضمن برای مشاهده تمامی چک ها کافی است که محدوده زمانی مورد نظر را بی نهایت قرار دهید .

رافع پنج
برنامه نرم افزاری رافع پنج محصول شرکت کیهان رایانه یک نرم افزار پیچیده و تمام اتوماتیک حسابداری است .این شرکت رایانه به تولید نرم افزارهای اتوماسیون اداری و مالی و نرم افزارهای آموزشی مالتی مدیا مبادرت می ورزد . در اینجا درمورد رلفع پنج صحبت می کنیم .
در سیستم رافع 5 شش بلخش اصلی وجود دارند که عبارتند از حسابداری . چک و بانک .کنترل تولید .جقوق و دستمزد .فروش و انبار و دخل و خرج
بخش حسابداری
در این نرم افزارامکان تعریف و کنترل هزار دفتر مالی و هزار سال مالی وجود دارد. بخش حسابداری شامل اسناد موقت . اسناد دائم.سند ساده .سندافتتاحیه وسنداختتامیه است .در اسناد موقت صدور سند به صورت مرکب بوده اما در سند ساده تنها یک آرتیکل بدهکار و بستانکارقرار می گیرند . سند افتتاحیه به صورت اتوماتیک ایجاد شده و قابلیت اصلاح و ایجاد را تا هزار و پانصد آرتیکل را دارد. سند اختتامیه نیز از روی اسناد دائم در پایان دوره مالی به صورت اتوماتیک ایجاد می گردد.
در اسناد موقت امکانات صدور .اصلاح.بازبینی.انتقال به دفاتر .حذف .جستجوی اسنادو چاپ را داراست . درصدور یک سند شرح سند .سر فصل حساب کل و معین که هر یک با 4 رقم کد میباشد و حساب تفصیلی که شامل 5 رقم کد میباشد به همراه مبلغ بدهکار یا بستانکاری در هر یک از آرتیکل هاقرار می گیرند و در نهایت سند ثبت شده و در لیست اسناد قرار می گیرد.
از امکانات ویژه این نرم افزار صدور سند به صورت اتوماتیک می باشد که بر طبق انجام عملیات در سایر قسمت سند مربوطه به صورت اتوماتیک ایجاد می گردد.دفاتر حسابداری بر حسب اسناد صادرشده و با تعیین محدوده مورد نظر از اسناد موقت یا دائم قابل روئیت می باشد . گزارشات متعدد حسابداری نیز بر حسب تعیین محدوده مورد نظر زمانی قابل گزارش گیری هستند .
بخش چک و بانک
در بخش چک و بانک امکانات معرفی چک های صادره .وارده.حواله های بانکی و واریزی های نقدی همچنین معرفی چک های دریافتی یا پرداختی اول دوره فراهم است.در هر بخش عملیات مربوط به چک مانند اعلام وصول .برگشت .خرج یک چک و غیره فراهم است . هر دسته از چک ها به وسیله کلید هایی از پیش طراحی شده از هم تفکیک شده و قابل روئیت است . گزارشات مختلف چک و بانک نیز با تعیین محدوده گزارش گیری قابل نمایش و چاپ هستند .
بخش کنترل تولید
در این نرم افزار امکان معرفی خط تولید شرکت به صورت تک فرآیند برای کاربر فراهم می باشد و این کار تنها برای یک بار صورت می گیرد. در مرحله تعداد کالای ساخته شده مشخص می شود و در مرحله پایانیتولید فرم نهایی صادر شده و هزینه مربوط به تولید پرداخت کشته و قیمت تمام شده محاسبه می شود و در نهایت کالای ساخته شد ه در انبا ر قرار می گیرد.
بخش حقوق و دستمزد
در بخش حقوق و دستمزد اطلاعات پایهشامل اطلاعات پرسنلی .تنظیم تقویم شرکت .تنظیم اطلاعات مدیریتی و همچنین تنظیم جدول مالیاتی ممکن می باشد. که جدول مالیاتی مطابق با آیین نامه های و ظوابط معرفی گشته است . در این سیستم کنترل میزان کارکرد و محاسبه فیش حقوقی به 5 روش اعمال می شود که 3 روش آن ساعتی روزانه .ساعتی ماهانهو روز مزدی به صورت اتوماتیک و 2 روش ساعتی و روزانه به صورت دستی است .
هچنین امکان معرفی ساعات شروع به کار وپایانکار و همچنین معرفی درصد تعلق حق بیمه برای پرسنل و کارفرما ممکن می باشد در مورد ثبت ساعات ورود و خروج به صورت اتوماتیک یا غیر اتوماتیک فراهم است در حالت دستی میزان ساعات یا روزهای کارکرد و میزان اضافه کاری و سایر موارد تعریف و بر همان حسب فیش حقوقی جهت صدورآماده می شود .
هر گونه پرداخت دیگری از قبیل وام . مساعد .پاداش و عیدی در این سیستم قابل تعریف بوده و روی فیش حقوقی نیز تاثیرگزار خواهد بود .فیش حقوقی هر ماه پس از محاسبه قابل پرینت بوده و سندحسابداری نیز به صورت اتوماتیک صادر می شود و گزارشات متفاوت حقوق و دستمزد منجمله فرم بیمه که مطابق فرم بیمه سازمان تامین اجتماعی با تعیین محدوده زمانی مورد نظر قابل نمایش و پرینت است .
بخش فروش و انبار
این نرم افزار قابلیت کنترل هزار انبار را دارد .فاکتورهای متفاوت مانند فاکتور خرید . فروش . برگشت از آنها . پیش فاکتور و فاکتور بازاریاب قابل معرفی است در فاکتور بازاریاب میزان سهم بازار یاب که می توان در سود و یا در کل فروش درصدی را سهیم شود محاسبه میگردد و در حساب شخص قرار می گیرد .
هر فاکتور که صادر می گردد امکان اصلاح .بازبینی .حذف .چاپ رسمی و چاپ معمولی را داراست . بعد از صدور فاکتور امکان ثبت و ایجاد سند حسابداری به صورت اتوماتیک وجود دارد . در صدور یک فاکتور اطلاعاتی نظیر نام خریدار یا فروشنده .کالا یا خدمات مورد نظر . شرح فاکتور. تخفیفات اعمال شده بر روی فاکتور. شماره و تاریخ فاکتور و در نهایت نحوه تسویه حساب شخص را میتوانید درج و مشخص نمایید و سرانجام اطلاعات مورد نظر ثبت شده و فاکتور در لیست فاکتور ها قرار می گیرد.
گزارشات متفاوت فروش و انبار از جمله صورت کلیه از جمله صورت کلیه فاکتور های صادر شده گزارش کار تکس کالا . آمار گردش کالا . عملکرد اشخاص با کالا ها و یا بلعکس و در نهایت گزارش انبار کردانی از انبار های فعال یا از کلیه انبار ها با تعیین محدوده زمانی دلخواه و مورد نظر قابل روئیت و چاپ می باشد .
بخش دخل و خرج
این نرم افزار برای کسانی که اطلاعات حسابداری هم ندارند مفید واقع می شود صدور هر سند حسابداری بر حسب پرداخت ها یا دریافت ها متفاوت انجام صورت می گیرد که این پرداخت ها اگر به صورت نقدی یا چک باشد از جانب دخل و خرج قابل معرفی و کنترل هستند . جهت هر گونه پرداخت یا دریافتی منوی مربوط انتخاب می شود مشخصات و مبلغ دریافتی یا پرداختی مشخص و در برگه ثبت می گردد و سند حسابداری به صورت اتوماتیک صادر می شود . گزارشات پرداخت ها و یا دریافت ها نیز به صورت های متفاوت قابل روئیت می باشد .

حاسب ملی
چند کاربره تحت شبکه کزارشات حرفه ای و شخصی ایجاد دفاتر کل و معین انجام عملیات مربوط به مشتریان کالاها حسابهای بانکی ثبت و صدور انواع اسناد ساده و مرکب انجام انواع قسط بندی امکان ثبت چکهای دریافتی و پرداختی و عملیات مربوط به آنها فاکتور تبدیل با روش ساده و کار آمد انجام انواع معاملات ترازنامه ثبت و صدور اسناد مربوط به خرید فروش و چکها بصورت خودکار سیستم انبارداری و به روز کردن انبار بصورت خودکار دریافت و چاپ گزارشات و اطلاعات چاپ بر روی برگ چک همراه با ثبت چک سود فاکتور سال مالی قابلیت چاپ با همه چاپکرها همراه با سی دی آموزشی قابل نصب بر روی تمامی ویندوزها
ایجاد دفاتر کل و معین ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عملیات بانکی بصورت خودکار امکان ثبت چکهای دریافتی و پرداختی چاپ بر روی برگ چک همراه با ثبت چک چاپ و نمایش تراز آزمایش و تراز کل ذخیره سازی خودکار در هنگام قطع برق قابلیت چاپ با همه چاپگرها همراه با سی دی آموزشی همراه با برنامه جانبی امین اموال قابل نصب بر روی تمامی ویندوزها ایجاد دفاتر کل و معین ثبت و چاپ اسناد ساده و مرکب ثبت عملیات برنامه هفتگی برای کلیه روزهای هفته با توجه به ساعات دبیران ارائه دروس تک زنگی و زنگ کامل امکانات ویژه جهت تایپ نامه های آرم دار و سئوالات امتحانی امکانات ویژه جهت ثبت و نکهداری اطلاعات محرمانه مربوط به مدارس امکانات ویژه جهت رسم نمودار امکانات ویژه جهت طرح سئوالات امتحانی قابلیت چاپ با همه چاپکرها همراه با سی دی آموزشی قابل نصب بر روی تمامی ویندوزهای 95 به بالا ثبت مشخصات مسافران ارسال خودکار مشخصات به اداره اماکن ثبت مشخصات اتاقها و وضعیت مسافران ثبت کلیه اسناد مربوط مسافران و هزینه ها امکان گزارش گیری از کلیه اطلاعات امکان جستجو در تمامی گزینه ها و اطلاعات امکان چاپ کلیه کزارشات امکان چاپ صورتحساب مسافران دارای سی دی آموزشی بصورت مالتی مدیایی تایید شده توسط اداره اماکن قابلیت حسابداری و ثبت و صدور سند امکان عملیات حسابهای بانکی و چکهای پرداختی و دریافتی قابلیت چاپ بر روی چک قابلیت چاپ با همه چاپگرها همراه با سی دی آموزشی قابلیت نصب بر روی تمامی ویندوزها

باتشگر محمد رضا اردستانی رستمی - حسابداری از ورامین